Veel bedrijven organiseren eens per jaar een feest voor het personeel. Bij een klein bedrijf gaat het dan meestal om een etentje gevolgd door ergens gezellig uitgaan of naar een voorstelling, grote bedrijven pakken uit met een groot feest in hun eigen pand of op een speciale locatie waar iedereen elkaar kan ontmoeten. Het is vaak de enige keer in het jaar dat je collega’s ziet van andere vestigingen of die drie verdiepingen hoger hun werkplek hebben. Zo’n groot feest vraagt de nodige voorbereidingen, en daar wordt dan ook vaak al een jaar van tevoren mee begonnen.
Artiesten boeken
Bij grote bedrijfsfeesten wordt meestal een optreden geregeld van één of meer artiesten. Die komen dan voor een half uurtje hun bekende nummers zingen. De rest van de avond wordt het publiek opgewarmd voor het optreden door een DJ die lekkere dansmuziek draait of verzoekjes van de aanwezigen. Voor het laten optreden van een artiest is een goede geluidsinstallatie nodig. Die kun je huren bij bedrijven die hierin gespecialiseerd zijn. Ze plaatsen de spullen en halen ze naderhand ook weer op. Artiesten geven in hun zogenaamde ‘rider’ aan welke set ze nodig hebben voor hun optreden.
Een artiest boeken
Wil je artiesten inhuren dan doe je dat meestal bij hun boekingsbureau. Zo’n bureau heeft doorgaans meerdere artiesten onder contract. Op de website zie je wie je kunt boeken en wat het tarief is. Een optreden duurt doorgaans een half uur. Je kunt in overleg vaak een dubbel optreden boeken, houd er dan wel rekening mee dat daar een pauze in zit van doorgaans minimaal een kwartier. Een artiest moet de beschikking hebben over een kleedkamer in de directe omgeving van de plek waar het optreden plaatsvindt. Het is ook noodzakelijk om een podium te creëren zodat de artiest niet door de bezoekers kan worden belaagd of onder de voet gelopen.
Hoeveel gasten verwacht je?
Voor een eindejaarsfeest waar een paar honderd of meer bezoekers op af komen, is het wijs om te inventariseren hoeveel mensen er ongeveer komen. In verband met de veiligheid stelt de brandweer hier eisen aan. Als er te veel mensen in een pand aanwezig zijn dan kan dit een probleem zijn als er vanwege een calamiteit ontruimd moet worden. Zorg dus dat je weet hoeveel mensen er komen, bijvoorbeeld door toegangsbewijzen uit te delen.
Alternatief programma
Denk na over een alternatief als het programma niet kan doorgaan zoals gepland. Bij artiestenbureau Lukassen staat vaak in het contract van een artiest dat die het optreden mag afzeggen als er een zeer lucratief aanbod is, zoals een optreden op tv. Ook kan een artiest natuurlijk wegens ziekte verhinderd zijn. Zorg dat het programma alsnog kan doorgaan, want het feest naar een andere datum verplaatsen geeft vaak heel veel extra werk. Je kunt natuurlijk wel proberen of een andere artiest last minute kan optreden, al moet je dan vaak wel genoegen nemen met een minder bekende zanger of zangeres.
